Svaki pojedinac ili institucija mogu da u bilo kom trenutku uredništvu prijave saznanja o kršenju etičkih standarda i drugim nepravilnostima i da o tome dostave verodostojne informacije/dokaze radi pokretanja istrage. Postupak provere iznetih dokaza odvija se na sledeći način:
- glavni urednik donosi odluku o pokretanju istrage;
- tokom tog postupka svi dokazi se smatraju poverljivim materijalom i predočavaju samo onim licima koja su direktno obuhvaćena slučajem;
- osumnjičenim licima pruža se prilika da odgovore na iznete optužbe;
- ako se utvrdi da je zaista došlo do nepravilnosti, ocenjuje se da li je reč o manjem prekršaju ili grubom kršenju etičkih standarda.
Manji prekršaji, bez posledica po integritet rada i časopisa, na primer kada je reč o nerazumevanju ili pogrešnoj primeni publicističkih standarda, razrešavaju se u direktnoj komunikaciji s autorima i recenzentima, bez uključivanja trećih lica, na neki od načina npr.:
- autorima i/ili recenzentima se upućuje pismo upozorenja;
- objavljuje se ispravka rada, npr. u slučaju kada se sa spiska referenci izostave izvori koji su u samom tekstu citirani na propisan način;
- objavljuje se eratum, npr. ako se ispostavi da je greška nastala omaškom uredništva.
U slučaju grubog kršenja etičkih standarda, uredništvo može da preduzme različite mere:
- objavljuje saopštenje ili uvodnik u kom se slučaj opisuje;
- službeno obaveštava afilijativnu organizaciju autora/recenzenta;
- povlači objavljeni rada na način opisan pod Povlačenje radova;
- izriče zabranu objavljivanja u časopisu na određeni vremenski period;
- predočava slučaj nadležnim organizacijama i regulatornim telima radi preduzimanja mera iz njihove nadležnosti.
Ove mere se mogu primenjivati pojedinačno ili istovremeno. U procesu razrešavanja slučaja po potrebi se konsultuju relevantne ekspertske organizacije, tela ili pojedinci.
Prilikom razrešavanja etički spornih postupaka uredništvo se rukovodi smernicama i Komiteta za etiku publikovanja (COPE).